30 câu hỏi về kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản

phương tiện ghi lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ
khác, chính vì vậy mà vản bản mang chức năng văn hoá.
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm quan trọng của quá trình
quản lý và cải tạo xã hội. Sản phẩm đó có tính chất xã hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc. Trong xã hội
của chúng ta nó phải được thể hiện được “Ý Đảng, lòng dân”. Có như vậy mới trở thành động lực để
thúc đẩy sự phát triển của xã hội theo những định hướng đã đề ra.
Là một trong những phương tiện cơ bản của hoạt động quản lý, văn bản quản lý Nhà nước góp
phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi người và cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá
quí báu của dân tộc được tích luỹ từ cuộc sống qua nhiều thế hệ. Như vậy, văn bản là nguồn tư liệu lịch
sử quý giá cho chúng ta hình dung được toàn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà nước của
mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia. Có thể tìm thấy trong các văn bản đó những chế định cơ bản
của nếp sống, của văn hoá trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, phát triển đất
nước. Có thể nói, văn bản là tiêu cự của tấm gương phản ánh lề lối của từng thời kỳ, là một biểu hiện của
“văn minh quản lý”, là thước đo trình độ quản lý của mỗi giai đoạn phát triển lịch sử. Có thể nói: người
ký văn bản không chỉ chiu trách nhiệm pháp luật về nội dung văn bản, mà còn phải chịu trách nhiệm
trước lịch sử về tính văn hoá của nó. Khi có chức năng văn hoá thì liền sau đó văn bản sẽ làm chức năng
xã hội. Điều ấy bắt buộc người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hoá.
Những văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu về nội dung và thể thức có thể được xem là một
biểu mẫu văn hoá không chỉ có ý nghĩa đối với đời sống hiện nay mà còn cho tương lai. Có thể học tập
được rất nhiều qua các văn bản như thế để nâng cao trình độ văn hoá của mình. Nhiều mô thức văn hoá
truyền thống có giá trị đã được xây dựng chính trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu văn bản hình thành
trong hoạt động của các cơ quan quản lý hiện còn lưu giữ tại các kho lưu trữ Nhà nước.
Chúng ta có thể khẳng định rằng: “Văn bản là một trong các thước đo trình độ văn minh quản lý
của mỗi thời kỳ lịch sử”, là do căn cứ vào các văn bản được ghi chép lại chúng ta có thể biết được:
Thứ nhất, hình dung được trình độ quản lý qua các thời kỳ khác nhau từ chế độ cộng sản nguyên
thủy, chiếm hữu nô lệ, phong kiến, tư bản chủ nghĩa, xã hội chủ nghĩa ở mỗi quốc gia.
Thứ hai, thông qua các văn bản mà chúng ta biết được các chế định cơ bản quy định về nếp sống,
lề lối định kiến, các chế tài … của xã hội trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội,
phát triển đất nước.
Tóm lại “Văn bản là một trong các thước độ trình độ văn minh quản lý của mỗi thời kỳ lịch sử”.
Chính vì vậy khi viết văn bản, cố gắng dùng các từ làm nhiệm vụ văn hoá. Trong quá trình lao động soạn
thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hoá của văn bản càng đạt được bấy nhiêu.
Câu 4: Tại sao nói việc ban hành văn bản quản lý nhà nước thuộc phạm trù các biện pháp
quản lý nhà nước. Qua các ví dụ thực tế cụ thể, hãy làm nổi bật chức năng quản lý của văn bản
quản lý Nhà nước?
Trả lời:
* Trong hoạt động quản lý Nhà nước, các cơ quan hành chính Nhà nước dùng nhiều biện pháp
như: hình chính, kinh tế, tổ chức, điều chỉnh, kiểm tra
- Biện pháp hành chính là những thức phương thức tác động tới các cá nhân, tổ chức thuộc đối
tượng quản lý thông qua quy định trực tiếp nghĩa vụ của họ, qua những mệnh lệnh dựa trên quyền lực
nhà nước và phục tùng.
- Biện pháp kinh tế là những phương thức mà chủ thể quản lý nhà nước tác động gián tiếp đến
hành vi của các cá nhân, tổ chức thuộc đối tượng quản lý bằng việc sử dụng những đòn bẩy kinh tế. Áp
dụng biện pháp này có nghĩa là tạo ra những điều kiện vật chất, khuyến khích vật chất, nhằm khơi dậy
lòng nhiệt tình hăng say của con người để họ thực hiện tốt các quy định của Nhà nước.
Hai biện pháp hành chính và kinh tế có quan hệ chặt chẽ với nhau. Biện pháp hành chính là
phương tiện để đưa biện pháp kinh tế vào cuộc sống, vì một chính sách đòn bẩy kinh tế chỉ có thể được
áp dụng chúng dưới hình thức văn bản pháp luật.
- Biện pháp tổ chức là biện pháp đưa con người vào khuôn khổ, ký luật, kỷ cương. Để thực hiện
tốt biện pháp này thì có nhiều việc phải làm, nhưng quan trọng nhất là phải có quy chế, quy trình, nội
quy hoạt động cho cơ quan, bộ phận, cá nhân
5
Những chức năng, biện pháp quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước cấu thành nội dung
của hoạt động đó. Nhưng một nội dung bất kỳ luôn có sự thể hiện ra bên ngoài của mình. Sự thể hiện ra
bên ngoài của hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước được gọi là hình thức quản lý của cơ quan ấy.
Giữa hình thức quản lý và biện pháp quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước có mối liên hệ
chặt chẽ. Biện pháp quản lý thuộc về nội dung của hoạt động quản lý của cơ quan hành chính nhà nước.
Sự áp dụng hình thức quản lý nào đó ở mức độ này hay mức độ khác nói lên các cơ quan hình chính nhà
nước đã sử dụng biện pháp quản lý nào. Ví dụ: việc ban hành những văn bản quy phạm pháp luật, trong
đó xác định những khuyến khích về lợi ích vật chất đối với cán bộ, công chức thực hiện tốt nhiệm vụ,
chứng tỏ phương pháp được sử dụng ở đây là phương pháp kinh tế.
Ban hành văn bản quản lý nhà nước là một hình thức quan trọng để các cơ quan hành chính nhà
nước thực hiện các biện pháp quản lý hành chính nhà nước. Có thể nói, nếu không ban hành văn bản
quản lý thì các biện pháp quản lý sẽ không thể thực hiện được. Nói cách khác, để thực hiện biện pháp
quản lý hành chính nhà nước thì không thể không ban hành văn bản. Mặc dù ngoài hình thức ban hành
văn bản, trong quản lý hành chính nhà nước còn có các hình thức khác như: hội nghị, hoạt động thông tin
điều hành bằng các phương tiện kỹ thuật hiện đại , nhưng nói chung các hình thức này không thể thay
thế được hành thức ban hành văn bản, ngược lại trong một chừng mực nào đó ban hành văn bản lại thay
thế được các hình thức này. Việc ban hành văn bản quản lý Nhà nước là một hình thức mang tính pháp
lý, bao gồm: Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và ban hành văn bản áp dụng qui phạm pháp luật.
- Ban hành văn bản qui phạm pháp luật là hình thức pháp lý quan trọng nhất trong hoạt động
quản lý của Nhà nước, cơ bản nhất nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Thông qua các văn
bản QPPL các cơ quan hành chính Nhà nước qui định những quy tắc xử sự chung trong lĩnh vực quản lý
hành chính Nhà nước, qui định những nhiệm vụ, quyền hạn và nghĩa vụ cụ thể của các bên tham gia vào
các quan hệ quản lý hành chính Nhà nước; xác định rõ thẩm quyền và thủ tục tiến hành hoạt động quản
lý.
- Ban hành văn bản áp dụng QPPL là hình thức hoạt động chủ yếu của cơ quan hành chính Nhà
nước. Nội dung của nó là áp dụng một hay nhiều qui phạm pháp luật ở một hay nhiều trường hợp cụ thể
trong một điều kiện cụ thể. Việc ban hành văn bản áp dụng QPPL làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt
những quan hệ hành chính cụ thể. Thông qua việc ban hành các văn bản áp dụng QPPL mà tác động từng
mặt đến quá trình quản lý.
Quản lý nhà nước là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng, tổ chức, xây
dựng biên chế, ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đến đánh giá. Trong tất cả các khâu
này, không có khâu nào vắng bóng văn bản. Mặt khác, ban hành văn bản quản lý Nhà nước là hình thức
pháp lý quan trọng của hoạt động quản lý hành chính Nhà nước.
Tóm lại, có thể nói việc ban hành văn bản quản lý nhà nước thuộc phạm trù các biện pháp quản
lý nhà nước. Đây là một trong những cách thức mà các cơ quan quản lý nhà nước thường xuyên sử dụng
để tác động lên đối tượng quản lý nhằm thực hiện có hiệu quả nhất các nhiệm vụ đặt ra gắn với thẩm
quyền của từng cơ quan cụ thể.
Nghệ thuật quản lý được nảy sinh trong thực tiễn, còn quá trình giải quyết công việc một cách
khoa học lại buộc người ta quay về với các quy định chính thức chứa đựng trong các văn bản quản lý
nhà nước.
Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách quan, được tạo thành do chính
nhu cầu của hoạt động quản lý.
* Quản lý là một trong những chức năng cơ bản của vản bản quản lý nhà nước. Một số ví dụ cụ
thể dưới đây thể hiện rõ chức năng quản lý của văn bản quản lý NN.
- Chính phủ ban hành Nghị định số: 136/2005/NĐ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2005 về quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương. Theo đó, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền quy định cụ thể chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, tạo cơ sở pháp lý cho Văn
phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoạt động.
- Để hướng dẫn về tổ chức và hoạt động khuyến nông theo quy định tại Nghị định số
56/2005/NĐ-CP ngày 26/4/2005 của Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã
ban hành Thông tư số 60/2005/TT-BNN ngày 10 tháng 10 năm 2005. Theo đó một hệ thống khuyến
6
nông được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở. Ở Trung ương, Bộ Nông nghịêp và Phát triển nông thôn
thống nhất thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động khuyến nông và phân công các Cục
chuyên ngành trực tiếp thực hiện quản lý nhà nước các lĩnh vực khuyến nông; ở địa phương, Sở Nông
nghịêp và Phát triển nông thôn cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khuyến nông trong
phạm vi tỉnh, UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khuyến nông trên địa bàn
huyện, UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khuyến nông trên địa bàn xã.
- Ngày 22/3/2005, UBND tỉnh Trà Vinh ban hành Quyết định số 14/2005/QĐ-UBND về việc
phân cấp quản lý một số lĩnh vực trong ngành giáo dục trên địa bàn tỉnh Trà Vinh.Tại quyết định này qui
định rõ trách nhiệm quản lý giáo dục đối với các ngành các cấp, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình
quản lý. Ví dụ, việc bổ nhiệm Hiệu trưởng trường THCS thuộc thẩm quyền của UBND huyện, việc quản
lý các trung tâm học tập cộng đồng thuộc về Phòng Giáo dục cấp huyện.
- Để tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc cho cán bộ nghỉ hưu, các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước
phải ban hành quyết định. Khi đó, một lao động được tuyển dụng vào cơ quan hành chính nhà nước, có
việc làm ổn định; một cán bộ được đề bạt giữ chức vụ ở vị trí cao hơn hoặc một cán bộ được nghỉ hưu.
- Một cá nhân lấn chiếm đất trái phép (vi phạm luật đất đai) thì cơ quan quản lý hành chính Nhà
nước căn cứ vào Luật đất đai và các văn bản có liên quan để ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính,
chấm dứt ngay hành vi lấn chiếm đất trái phép.
Qua các ví dụ trên cho thấy được chức năng quản lý của văn bản, văn bản là một công cụ quan
trọng để các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện tốt chức năng quản lý của mình. Xét trên một nghĩa
rộng, chức năng quản lý của văn bản phản ánh chức năng quản lý của Nhà nước.
Câu 5: Hãy cho biết thực tiễn xây dựng và ban hành văn bản hiện nay trong các cơ quan
hành chính nhà nước đã phát huy những vai trò của văn bản quản lý hành chính như thế nào?
Anh, chị có thể kiến nghị những gì về vấn đề này.
Trả lời:
Văn bản quản lý nhà nước nói chung, văn bản quản lý hành chính nói riêng có vai trò:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước;
- Phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;
- Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý;
- Công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
Nhìn chung, hoạt động xây dựng và ban hành văn bản trong các cơ quan hành chính nhà nước đã
có nhiều tiến bộ, chất lượng của văn bản, nhất là văn bản quy phạm pháp luật từng bước được nâng cao,
ban hành đúng thẩm quyền, thống nhất, tương đối sát với yêu cầu thực tế và có tính khả thi cao. Cụ thể là:
- Đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng được thể chế đầy đủ, kịp thời; đưa các đường lối,
chủ trương, chính sách của Đảng đi vào cuộc sống;
- Các quy định về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ
quan hành chính nhà nước được ban hành theo hướng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.
- Về thể thức, đã dần dần hoàn chỉnh, văn bản ban hành đúng thể thức, đảm bảo các thành phần
sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng,
năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với
những văn bản loại khẩn, mật), tính pháp lý được bảo đảm. Từ đó, đã phát huy được vai trò của văn bản
quản lý nhà nước: đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước; phương tiện hữu hiệu truyền đạt
các quyết định quản lý; phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý; công
cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
- Về nội dung, phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với qui định
của pháp luật; các qui phạm pháp luật, các qui định hay các vấn đề, sự việc được trình bày ngắn gọn, rõ
ràng, chính xác; cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; sử dụng câu, từ phổ thông, không gây nhiều cách hiểu.
7
Mặt khác, trong quá trình xây dựng đã tuân thủ theo qui trình do pháp luật qui định, đặc biệt là khâu lấy ý
kiến đóng góp của các tổ chức, cá nhân có liên quan.
- Về bố cục văn bản, văn bản đảm bảo có các bố cục theo qui định, nhất là các văn bản qui phạm
pháp luật, bố cục gồm: phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và được bố cục theo phần,
chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình
tự nhất định.
- Về kỹ thuật trình bày, phần lớn các văn bản quản lý hành chính hiện nay đều tuân thủ theo qui
định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Tất cả những yếu tố đó đã làm tăng tính hiệu lực của văn bản, phát huy tốt vai trò của văn bản
quản lý hành chính. Trong quá trình thực hiện hạn chế được những phát sinh ngoài ý muốn.
Chính quyền địa phương cũng đang dần dần hoàn chỉnh hệ thống chính sách của mình. Điển hình
như UBND tỉnh Trà Vinh, từ năm 2000 đến nay, mỗi năm ban hành khoản 30 văn bản qui phạm pháp luật
mới; bãi bỏ những văn bản qui pháp pháp luật không còn phù hợp; sửa đổi, bổ sung hoặc điều chỉnh
những văn bản qui phạm pháp luật có nhiều phát sinh trong quá trình thực hiện hoặc ban hành những
chính sách mới; kịp thời đem đến những chính sách phục vụ phát triển kinh tế - xã hội; thu hút sự đầu tư
của các tổ chức trong và ngoài nước; khuyến khích các thành phần kinh tế phát triển.
Từ thực tiễn đó đã làm cho văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước phát huy tốt vai trò của
mình; giúp các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực
kinh tế - xã hội; quá trình thực hiện được xã hội đồng tình ủng hộ và chấp hành tốt; công tác quản lý của
các cơ quan hành chính Nhà nước được thực hiện dễ dàng, đồng bộ; chất lượng hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước được nâng lên.
Nguyên nhân của những kết quả trên là do có Luật Ban hành văn bản qui phạm pháp luật ngày
12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật ngày
16/12/2002; Luật Ban hành văn bản qui phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày
03/12/2004; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị
định 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật;
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Mặt khác, đội ngũ cán bộ, công
chức hành chính được đào tạo chuyên môn kỹ thuật cộng với tình hình phát triển kinh tế - xã hội trong cơ
chế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế buộc các cơ quan hành chính nhà nước phải hoàn thiện hệ
thống chính sách. Vì thế, các văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước có chất lượng cao, kể cả nội
dung, hình thức và kỹ thuật trình bày; phát huy vai trò quản lý của văn bản.
Tuy nhiện, bên cạnh đó, văn bản của một số cơ quan hành chính nhà nước vẫn còn bộc lộ một số
hạn chế nhất định. Đó là việc xây dựng và ban hành văn bản chưa tuân thủ các qui định về nội dung, hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, từ đó dẫn đến một số lỗi, làm hạn chế vai trò của văn bản
quản lý. Cụ thể theo Công văn số 7127/VPCP-HC ngày 8/12/2005 của Văn phòng Chính về việc kiểm tra
tình hình thực hiện Thông tư số 55 đối với các văn bản gởi đến Văn phòng Chính cho thấy, vẫn còn nhiều
văn bản ban hành của các cơ quan hành chính chưa thực hiện đúng các quy định của Thông tư 55, chủ
yếu là áp dụng sai thể thức (Quốc hiệu, tên cơ quan, số - ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại, trích yếu,
căn cứ, nơi gởi, nơi nhận, hình thức đề ký); nội dung văn bản còn dài dòng, câu chữ không rõ ràng; một
số địa phương khi bàn hành văn bản qui phạm pháp luật không tuân thủ các quy trình do pháp luật qui
định, đặc biệt là bỏ qua khâu lấy ý kiến đóng góp nên khi ban hành không sát hợp với tình hình thực tế,
thiếu tính khả thi. Một số địa phương ban hành các quy định trái pháp luật. Ví dụ: ngày 29 tháng 12 năm
2005, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số: 1387/QĐ-TTg xử lý các quy định về ưu đãi, khuyến
khích đầu tư trái pháp luật do Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành. Theo
đó, có 46 Quyết định của 32 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương bị Thủ tướng Chính phủ đình chỉ hiệu
lực thi hành các quy định về ưu đãi, khuyến khích đầu tư trái pháp luật.
8
Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, để văn bản quản lý hành chính nhà nước phát huy tối đa
vai trò, xin kiến nghị một số việc như sau:
Thực tiễn hoạt động lập quy ở nước ta trong một thời gian cho thấy: Chất lượng của văn bản
quản lý hành chính nhà nước, nhất là văn bản quy phạm pháp luật phụ thuộc nhiều vào việc tuân thủ quy
trình chặt chẽ bao gồm nhiều khâu từ hoạch định chương trình, kế hoạch xây dựng văn bản đến việc soạn
thảo, lấy ý tham gia dự thảo, thẩm định, xem xét, thông qua và công bố văn bản. Theo đó, kể từ khi có
Luật Ban hành văn bản qui phạm pháp luật ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật ngày 16/12/2002; Luật Ban hành văn bản qui phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính
phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật, nhất là Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản, văn bản quản lý hành chính nhà nước ngày càng được hoàn thiện về thể thức,
được ban hành đúng thẩm quyền hơn.
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước phải được xây dựng và ban hành thành một hệ thống chặt
chẽ. Muốn vậy, cần phải:
Trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản cần tuân thủ nghiêm ngặt các qui định của pháp
luật về quy trình, kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản. Mặt khác, các cán bộ, công chức hành chính
phải được đào tạo chuyên môn về hành chính để trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản, nhất là
văn bản qui phạm pháp luật phải đảm bảo đúng hình thức, nội dung cũng như thể thức văn bản. Các
ngành, các cấp cần triển khai để cán bộ, công chức nắm vững Luật Ban hành văn bản qui phạm pháp luật
năm 2002, Luật Ban hành văn bản qui phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
Quá trình thực hiện chức năng quản lý, các cơ quan hành chính thường xuyên theo dõi, kiểm tra
để kịp thời phát hiện những phát sinh, bất cập để điều chỉnh cho phù hợp.
Câu 6 : Hệ thống văn bản quản lý NN là gì? Hệ thống đó bao gồm những loại văn bản chủ
yếu nào ?Theo anh chị cần làm gì để văn bản quản lý NN được xây dựng và ban hành thành một
hệ thống chặt chẽ?
Trả lời:
a. Hệ thống văn bản quản lý NN là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một chỉnh
thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả các văn bản có liên hệ mật thiết với nhau về mọi
phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan logíc và khoa học. Đó là một hệ thống kết
hợp chặt chẽ các cấu trúc nội dung bên trong và hình thức biểu hiện bên ngoài phản ánh được và phù hợp
với cơ cấu quan hệ xã hội, yêu cầu của công tác quản lý NN. Hệ thống nầy chứa dựng những tiểu hệ
thống với tính chất và cấp độ hiệu lực pháp lý cao thấp, rộng hẹp khác nhau.
Văn bản có thể trở thành yếu tố của hệ thống theo chiều ngang, tức là dù được hình thành như thế
nào, thuộc thang bậc pháp lý nào cũng đều phải căn cứ vào đối tượng đều chỉnh và theo chiều dọc, tức là
mang tính chất thứ bậc tùy thuộc vào thẩm quyền của các cơ quan ban hành. Để có được hệ thống văn
bản cần phải thường xuyên tiến hành công tác rà soát và hệ thống hóa các văn bản. Kết quả của công tác
nầy là tạo ra hệ thống văn bản cân đối, hoàn chỉnh, thống nhất, khắc phục tình trạng lỗi thời, mâu thuẩn
và những lỗ hỏng của hệ thống văn bản, làm cho nội dung của văn bản phù hợp với những yêu cầu, đòi
hỏi của đời sống, có hình thức rõ ràng, dễ hiểu, tiện lợi cho việc sử dụng.
b. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước bao gồm những loại văn bản chủ yếu sau:
1. Văn bản quy phạm pháp luật:
Văn bản qppl là những “Văn bản do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự
luật định, trong đó có các qui tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các
quan hệ XH theo định hướng XHCN”. Đó là nguồn cơ bản của Pháp luật XHCN, là sản phẩm của quá
9
trình sáng tạo pháp luật, một hình thức lãnh đạo của NN đối với xã hội nhằm biến ý chí của nhân dân
thành luật.
Hệ thống văn bản qppl bao gồm :
a) Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, Luật, Nghị quyết.
Văn bản do UBTVQH ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết.
b) Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hành để thi hành văn
bản qppl của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội:
- Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước.
- Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ; quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.
- Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; quyết định, chỉ thị, thông tư của
Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao.
- Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơ quan nhà
nước có thẩm quyền với các tổ chức chính trị - xã hội.
c) Văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ban hành để thi hành văn bản quy phạm
pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; văn bản
do Ủy ban nhân dân ban hành còn để thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp:
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân;
- Quyết định, chỉ thị của UBND.
2. Văn bản hành chính:
* Văn bản hành chính thông thường: VB dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý
NN như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, QĐ hay nội dung và kết quả hoạt động của 01 cơ
quan tổ chức với nhau hoặc giữa NN với tổ chức và công dân.Văn bản hành chính thông thường đưa ra
các QĐ quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho VB qppl, hoặc VB cá biệt. Đây là một hệ thống
đa dạng và phức tạp, bao gồm các loại VB sau:
- Công văn;
- Thông báo;
- Thông cáo;
- Tờ trình;
- Biên bản;
- Báo cáo;
- Đề án;
- Phương án;
- Kế hoạch, chương trình, diễn văn, công điện.
- Các loại giấy (giấy mời, đi đường, ủy nhiệm, giới thiệu, chứng nhận, nghỉ phép, biên nhận hồ
sơ)
- Các loại phiếu (phiếu gởi, chuyển).
* Văn bản hành chính cá biệt: VB có hình thức như VB qppl (Nghị quyết, Quyết định, chỉ thị),
nhưng chỉ giải quyết một vấn đề cá biệt, một đối tượng cá biệt thì được gọi là VB qui phạm cá biệt hoặc
VB cá biệt. Cụ thể như: nghị quyết của Quốc hội về chương trình xây dựng luật, pháp lệnh và nghị quyết
về điều chỉnh chương trình xây dựng luật, pháp lệnh; nghị quyết của Chính phủ về chương trình xây
dựng nghị quyết, nghị định; nghị quyết về điều chỉnh chương trình xây dựng nghị quyết, nghị định của
Chính phủ; nghị định của Chính phủ phê chuẩn đơn vị bầu cử và số lượng đại biểu Hội đồng nhân dân
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; nghị quyết của Quốc hội về miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc phê
duyệt kết quả bầu cử đại biểu Quốc hội và các chức vụ khác; quyết định phê duyệt đề án khoán biên chế
và kinh phí quản lý hành chính của cơ quan, đơn vị; quyết định về thành lập cơ quan, đơn vị; quyết định
giao chỉ tiêu kinh tế - xã hội cho cơ quan, đơn vị; quyết định thành lập các Ban Chỉ đạo, Hội đồng, Ủy
ban lâm thời để thực hiện nhiệm vụ trong một thời gian xác định; lệnh công bố luật, pháp lệnh của Chủ
tịch nước; quyết định phê duyệt điều lệ của hội, tổ chức phi Chính phủ; quyết định lên lương, khen
thưởng, kỷ luật, điều động công tác; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, cho từ chức, tạm đình
chỉ công tác cán bộ, công chức; quyết định phê chuẩn kết quả bầu cử các thành viên Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh; quyết định xử lý vi phạm hành chính; văn bản quy phạm nội bộ của cơ quan, đơn vị; văn bản cá
10
biệt để phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc tốt; văn bản cá biệt có tính chất chỉ đạo,
điều hành hành chính hoặc để hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ và các văn bản cá biệt khác để giải
quyết vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụ thể.
3. Văn bản chuyên ngành:
Đây là hệ thống văn bản đặc thù do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành quy
định, ban hành sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Những cơ quan, tổ chức khác khi
có nhu cầu sử dụng các loại VB này phải theo mẫu qui định của các cơ quan chuyên ngành, không được
tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những VB đã được mẫu hóa .
a) VB chuyên môn: trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao.
b) VB kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng thủy văn.
Cần chú ý: Hợp đồng là 01 dạng VB đặc biệt thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động chuyên môn khác
nhau, nếu như VB quản lý NN thể hiện ý chí mệnh lệnh quản lý đơn phương thì hợp đồng cần phải thể
hiện sự thống nhất ý chí của ít nhất 02 bên.
c. Để văn bản quản lý nhà nước được xây dựng và ban hành thành một hệ thống chặt chẽ thì
trong quá trình xây dựng văn bản cần tuân thủ các qui định của pháp luật về kỹ thuật xây dựng và ban
hành văn bản, gồm: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa
đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;
Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12
năm 2004, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định
số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật;
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, các quy định hiện hành có liên
quan.
Mặt khác, các cán bộ, công chức hành chính phải được đào tạo chuyên môn về hành chính để
trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản, nhất là văn bản qui phạm pháp luật phải đảm bảo đúng
hình thức, nội dung cũng như thể thức văn bản.
Câu7: Văn bản quy phạm pháp luật khác biệt với văn bản cá biệt như thế nào? Đặc trưng
cơ bản để phân biệt quy tắc xử sự chung với xử sự riêng là gì? Cho ví dụ minh họa.
Trả lời:
* Văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ
tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm
điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng XHCN.
Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật là:
a) Văn bản do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền ban hành theo hình thức do pháp luật quy
định.
b) Văn bản được ban hành theo thủ tục, trình tự quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các quy
định của Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn
thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, Ủy ban nhân dân.
c) Có chứa quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần đối với mọi đối tượng hoặc một nhóm
đối tượng và có hiệu lực trong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương;
Quy tắc xử sự chung là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổ chức cá nhân phải tuân thủ theo
khi tham gia quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh:
+ Không chỉ đích danh đối tượng thi hành;
+ Được sử dụng nhiều lần;
+ Có hiệu lực pháp luật mang tính bắt buộc;
11
d) Văn bản được Nhà nước bảo đảm thi hành bằng các biện pháp như tuyên truyên, giáo dục,
thuyết phục, các biện pháp về tổ chức, hành chính, kinh tế; trong trường hợp cần thiết thì Nhà nước áp
dụng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành và quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.
* Văn bản cá biệt: là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình
tự luật định, trong đó chỉ để giải quyết một vấn đề cá biệt, một đối tượng cá biệt. Ví du: quyết định lên
lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, cho từ
chức, tạm đình chỉ công tác cán bộ, công chức; quyết định xử lý vi phạm hành chính; văn bản quy phạm
nội bộ của cơ quan, đơn vị; văn bản cá biệt để phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc
tốt; văn bản cá biệt có tính chất chỉ đạo, điều hành hành chính hoặc để hướng dẫn chuyên môn, nghiệp
vụ và các văn bản cá biệt khác để giải quyết vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụ thể (trích khoản 2 Điều
3 Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi
hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật).
Đăc điểm:
- Văn bản cá biệt thuộc loại văn bản áp dụng pháp luật, do những cơ quan có thẩm quyền áp
dụng pháp luật ban hành và được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước. Ví dụ: quyết định xử lý
vi phạm hành chính.
- Đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức cụ thể trong những
trường hợp xác định. Ví dụ: Quyết định lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác; quyết định
bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, cho từ chức, tạm đình chỉ công tác cán bộ, công chức.
- Có tính hợp pháp và phù hợp với thực tế, phù hợp với luật pháp và dựa trên những quy phạm
pháp luật cụ thể. Nếu không có sự phù hợp trên thì văn bản cá biệt sẽ bị đình chỉ hoặc hủy bỏ; còn nếu
không phù hợp với thực tế sẽ khó được thi hành hoặc được thi hành kém hiệu quả.
- Được thể hiện trong những hình thức pháp lý xác định như: Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá
biệt
- Là một yếu tố của sự kiện pháp lý phức tạp, mà thiếu nó nhiều quy phạm pháp luật cụ thể
không thể thực hiện được; nó luôn luôn mang tính chất bổ sung trong trường hợp khi có các yếu tố khác
của sự kiện pháp lý phức tạp; củng cố các yếu tố này trong một cơ cấu pháp lý thống nhất, cho chúng độ
tin cậy và đưa đến sự xuất hiện quyền chủ thể và nghĩa vụ pháp lý được bảo đảm bởi nhà nước.
- Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành ngay. Hai tính chất này là đặc tính cơ bản của
Quyết định hành chính cá biệt.
* Đặc trưng cơ bản để phân biệt quy tắc xử sự chung với xử sự riêng:
Quy tắc xử sự chung Quy tắc xử sự riêng
- Không chỉ đích danh đối tượng
thi hành
- Chỉ đích danh đối tượng thi hành
- Được sử dụng nhiều lần đối với
mọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng
và có hiệu lực trong phạm vi toàn quốc
hoặc từng địa phương.
- Được sử dụng một lần, cho một
hay một số đối tượng cụ thể
- Khi sử dụng hiệu lực pháp lý
không bị mất đi
- Mang tính bắt buộc chung đối với
tất cả các cá nhân và tổ chức khi tham gia
vào các quan hệ xã hội mà nó điều chỉnh
Chỉ có giá trị pháp lý đối với đối
tượng cụ thể.
* Cho ví dụ
Căn cứ vào nội dung và nhiệm vụ, văn bản cá biệt bao gồm:
- Văn bản cá biệt xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý theo hướng tích cực, trong đó xác định cụ
thể ai có quyền chủ thể, ai có mang nghĩa vụ pháp lý bằng con đường cá biệt hóa phần quy định của
pháp luật.
VD: Quyết định tuyển dụng một người vào làm việc trong một cơ quan phải thực hiện một cách
tích cực các quy phạm pháp luật về tiêu chuẩn công chức.
12
- Văn bản cá biệt mang tính bảo vệ pháp luật là văn bản chứa đựng những biện pháp trừng phạt,
cưỡng chế nhà nước đối với cá nhân, tổ chức vi phạm pháp luật .
VD: Quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với một người nào đó vi phạm luật giao thông.
Câu 8: Văn bản hành chính thông thường là gì? Tại sao không được dùng những văn bản
loại này thay thế cho các văn bản quy phạm pháp luật và thực tiễn ban hành văn bản hiện nay có
đảm bảo được yêu cầu này không?
Trả lời:
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản
hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định
và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa các cơ quan Nhà nước với các tổ chức và công dân.
Có nhiều loại văn bản quản lý Nhà nước như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật, văn bản cá biệt.
Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý Nhà
nước như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của
một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các Hội nghị; thông tin giao dịch chính
thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản hành
chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho văn
bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. Đây là một hệ thống đa dạng và phức tạp, bao gồm các
loại văn bản sau: Công văn; thông báo; báo cáo; tờ trình; biên bản; đề án, phương án; kế hoạch, chương
trình; diễn văn; công điện; Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm…); các loại phiếu
(phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…)
 Không được dùng những văn bản loại này thay thế cho các văn bản quy phạm pháp luật bởi:
Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành
theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
theo định hướng XHCN. Đó là nguồn cơ bản của pháp luật XHCN, là sản phẩm của quá trình sáng tạo
pháp luật, một hình thức quản lý của Nhà nước đối với xã hội nhằm biến ý chí của nhân dân thành pháp
luật.
Còn văn bản hành chính thông thường không chứa đựng các quy tắc xử sự chung. Văn bản hành
chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý vì vậy không được dùng để thay thế văn bản
quy phạm pháp luật. Mặt khác, theo quy định của pháp luật hiện hành, văn bản không phải là văn bản
QPPL (tức là văn bản không có đầy đủ các yếu tố của văn bản QPPL theo quy định) có chứa quy phạm
pháp luật thì phải bị đình chỉ và xử lý kịp thời theo quy định của pháp luật.
Trong thực tế việc xây dựng và ban hành văn bản của nước ta hiện nay không đảm bảo được yêu
cầu trên như đã và vẫn có những văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật về mặt hình thức,
song lại có nội dung chứa đựng các quy phạm pháp luật.
Câu 9. Tại sao công văn là văn bản không có tên loại ? Có những loại công văn nào và công
dụng chính của từng loại ra sao? Những khó khăn trong việc phân biệt công văn với một số loại
văn bản quy phạm pháp luật hoặc hành chính thông thường khác đã dẫn đến thực tế như thế nào
trong công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước hiện nay?
Trả lời:
Công văn là loại văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch,
trao đổi công tác… giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan.
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi, với nội dung chủ yếu sau:
- Thông báo một hoặc một vài vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn bản
quy phạm pháp luật đã ban hành;
- Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên;
13
- Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra, ví dụ như về việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng…
- Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan;
- Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên;
- Xác nhận vấn đề có liên quan đến hoạt động của cơ quan;
- Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp
Phù hợp với từng nội dung có thể có các loại công văn như: hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn
đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ…
Với nội dung đa dạng như vậy cần lưu ý không nhầm lẫn công văn mang tính thông báo với
thông báo, công văn đề xuất với đề án, dự án hoặt tờ trình,…
 Phân loại công văn:
a/ Công văn hướng dẫn:
dùng để hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó như hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính
sách của Đảng và Nhà nước. Công văn hướng dẫn gồm có 03 phần: đặt vấn đề; giải quyết vấn đề; kết
luận.
- Đặt vấn đề: nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của của văn bản cần được hướng
dẫn hoặc khái quát vấn đề cần hướng dẫn thực hiện.
- Giải quyết vấn đề: nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của Chủ trương, chính sách, quyết định cần được
hướng dẫn thực hiện. Qua phân tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng của các chủ trương đó về các phương
diện kinh tế – xã hội… nêu cách thức tổ chức và các biện pháp thực hiện.
- Kết luận: Nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan biết và tổ chức
thực hiện đúng tinh thần của chủ trương, chính sách, quyết định.
b/ Công văn giải thích:
Đây là loại công văn dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản như Nghị quyết,
chỉ thị,… về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan hoặc cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu
sai, thực hiện không đúng hoặc không thống nhất. Nếu công văn hướng dẫn được viết theo ý chí chủ
quan của cơ quan ban hành, thì công văn giải thích luôn luôn được viết theo yêu cầu của các nơi nhân
công văn. Tuy nhiên, về phương diện nào đó nội dung của công văn giải thích rất gần với công văn
hướng dẫn, do đó công văn giải thích có kết cấu nội dung tương tự như công văn hướng dẫn:
- Đặt vấn đề: nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của của văn bản cần được giải thích
cụ thể.
- Giải quyết vấn đề: nêu các nội dung chưa rõ hoặc có thể hiểu sai của văn bản kèm theo nội
dung giải thích cụ thể tương ứng.
- Kết luận: Nêu các cách thức tổ chức và biện pháp thực hiện.
c/ Công văn chỉ đạo:
Là văn bản của các cơ quan cấp trên thông tin cho các cơ quan cấp dưới về công việc cần phải
triển khai, cần phải thực hiện. Nội dung của loại công văn này rất gần với nội dung của Chỉ thị, do đó
cần thận trọng trong việc sử dụng loại văn bản này.
Nội dung của công văn chỉ đại thường có kết cấu như sau:
- Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện.
- Giải quyết vấn đề: Nêu những yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp cần áp dụng để đạt
được những yêu cầu đó.
- Kết luận: Nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp chỉ
đạo.
d/ Công văn đôn đốc, nhắc nhở: là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cho cơ quan cấp dưới
nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động hoặc thi hành các chủ trương, biện pháp hay quyết định nào đó.
Nội dung của công văn đôn đốc, nhắc nhở thường bao gồm:
- Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong văn bản đã được chỉ đạo tổ chức
thực hiện, hoặc nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định đã yêu cầu cấp dưới thực hiện. Có thể
nêu một số nhận xét ưu, khuyết điểm cơ bản của cấp dưới trong việc thực thi nhiệm vụ được giao, đặc
biệt nhấn mạnh những khuyết điểm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ đã giao.
- Giải quyết vần đề: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao cho cấp dưới; đề
ra các biện pháp, thời gian thực hiện nhiệm vụ được giao (cần chú ý các biện pháp cơ bản nhằm đem lại
14

Xem chi tiết: 30 câu hỏi về kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản