giáo trình tin học văn phòng

Bài giảng tin học đại cương
- Save as: cất văn bản vào tệp với tên khác
- Close: đóng văn bản đang soạn thảo
- File Search: tìm tệp trên đĩa
- Summary Information: tạo thông tin tóm tắt về văn bản
- Templates: Chọn khuôn mẫu trình bầy văn bản
- Page Setup: định dạng trang văn bản, chọn cỡ giấy, lề in
- Print Preview: xem toàn cảnh văn bản trước khi in
- Print: in văn bản
* Edit: các lệnh phục vụ việc soạn thảo
- Undo: bỏ thao tác vừa làm
- Repeat: lặp lại thao tác vừa làm
- Cut: xoá đối tượng đã chọn hoặc đoạn văn bản đã bôi đen
- Copy : chépđối tượng đã chọn hoặc đoạn văn bản đã bôi đen vào vùng đệm
clipboard
- Paste: dán đối tượng đã có trong vùng đệm vào vị trí mới
- Paste Special : dán đối tượng theo một phương pháp đặc biệt, chuyển cột thành
hàng hoặc hàng thành cột, nâng cao mật độ khi in
- Clear: xoá đoạn văn bản đã chọn
- Find: tìm kiếm từ ngữ hoặc đoạn văn trong văn bản
- Replace: tìm và thay thế
- Goto: nhẩy tới trang số
- AutoText: Tạo một đoạn văn bản mẫu để có thể gọi ra bất kỳ lúc nào
- Bookmark: đánh dấu định vị trong văn bản
* View: chọn chế độ hiển thị văn bản trên màn hình
- Normal: bình thường
- Layout: hiện lề ngoài văn bản hoặc hiện văn bản kèm theo các hình vẽ
- PageLayout: hiện lề ngoài trang văn bản
- Master Document: tạo văn bản chính với các văn bản con
- Fulscreen: mở cửa sổ văn bản rộng kín toàn màn hình
- Toolbars: Cho hiện hoặc không hiện các thanh công cụ, thanh định dạng, thanh
đường viền
- Ruler: cho hiện hoặc không hiện thước kẻ trên đầu cửa sổ văn bản
- Header and Footer: cho hiện tiêu đề đầu và cuối trang
5
Bài giảng tin học đại cương
- Footnote: cho hiện chú giải cuối trang
- Annotation: Cho hiện chú thích trong văn bản
- Zoom: Thay đổi kích thước cửa sổ soạn thảo
* Insert: chèn các đối tượng khác nhau vào văn bản
- Break: chèn dấu ngắt trang
- Page Number: đánh số trang
- Annotation: thêm lời chú thích
- Date and Time: Ngày và giờ
- Field: chèn mã trường có chứa thông tin xác định vào văn bản
- Symbol: chèn các kí tự đặc biệt như , hoặc các dấu hoa văn
- Form Field: biểu mẫu định sẵn
- Foonote: chú giải cuối trang
- Caption: chèn thêm chú giải cho nội dung đã chọn
- Cross reference: chèn các đối tượng qua tham khảo chéo trong hộp liệt kê
- Index and Table: chèn bảng mẫu
- File: chèn tệp
- Frame: chèn khung để đóng gói văn bản hoặc một bức tranh
- Picture: chèn thêm bức tranh đã có sẵn trong thư viện vào văn bản hoặc vào
khung
- Objects: chèn các đối tượng khác như bảng tính, các dấu toán học
- Database: chèn cơ sở dữ liệu
* Format: chức năng định dạng văn bản
- Font :định dạng chữ bao gồm kiểu chữ: (Font); kích thước: (Font size); màu sắc:
(Color) ; dáng chữ: (Style)
- Pragraph: định dạng đoạn văn bản: khoảng cách dòng, độ thụt dòng, lề, khoảng
cách giữa các đoạn văn bản
- Tabs: định dạng bước nhẩy cột khi gõ phím Tab
- Borders and Shading: định dạng đường bao và bóng của khung, bảng
- Columns: phân chia đoạn văn bản hoặc trang giấy thành các cột
- Change-Case : biến chữ to thành nhỏ và ngược lại, định dạng nhóm từ kiểu tên
riêng
- Drop cap: định dạng chữ cái đầu tiên của một đoạn văn bản
- Bullets and Numbering: định dạng nét gạch và đánh số đầu mục
6
Bài giảng tin học đại cương
- Heading Numbering: đánh số các tiêu đề
- Autoformat: thiết lập chế độ định dạng tự động
- Style gallery: định dạng theo mẫu đã được thiết kế của Windows
- Styles: lựa chọn hoặc tổ chức kiểu trình bày có sẵn cho đoạn văn hoặc cho kí tự
- Frame: định dạng khung bao
- Picture: định dạng lại các hình ảnh đã chèn vào văn bản
- Drawing object: định dạng các đối tượng vẽ
* Tools: Các công cụ trợ giúp
- Spelling: kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh
- Grammar: chỉnh lí văn phạm
- Thesaurus : tìm từ đồng nghĩa
- Hyphenation: đặt gạch nối các từ một cách tự động hay bằng tay
- Language: Chọn ngôn ngữ viết văn bản
- Word count: đếm số chữ , số từ , số dòng , số đoạn có trong đoạn văn đã lựa chọn
- Autocorrect: thiết lập tên cho một cụm từ hoặc tiêu đề mà nội dung của nó được
tự động chỉnh lỗi chính tả
- Mail Merge: trộn dữ liệu vào văn bản chính, dữ liệu có thể tạo ra trong Word
hoặc các phần mềm khác như Foxpro, Lotus, Foxbase , nhằm mục đích tạo ra một văn
bản mới
- Envelopes and labels: tạo bao thư cho văn bản
- Protect Document: bảo vệ tài liệu
- Revions: hiệu đính
- Macro: tạo lập các vĩ lệnh, có thể hiểu Macro là một tập hợp tất cả các lệnh được
gõ từ bàn phím trừ các thao tác chuột
- Customize: tạo các nút công cụ hoặc menu riêng
- Options: các phương án lựa chọn tổng hợp trình bày màn hình hoặc văn bản
* Table: Thực đơn về tạo lập bảng
- Insert table: chèn thêm một bảng vào vị trí con trỏ
- Delete cells: xoá các ô đã bôi đen
- Merge cells: liên thông các ô đứng gần nhau theo hàng ngang thành một ô
- Split cells: phân chia một nhóm ô thành nhiều ô
- Select row: chọn hàng
- Select column: chọn cột
7
Bài giảng tin học đại cương
- Select table: chọn bảng
- Table Autoformat: tự dộng định dạng bảng theo khuôn có sẵn
- Cell Height and Width: định kích thước của ô hoặc hàng, cột
- Headings: nhập tiêu đề cho cột
- Convert Text to Table: chuyển văn bản dưới dạng bảng thành bảng dữ liệu. Điều
kiện cần là các dữ liệu phải ngăn cách nhau bằng dấu phẩy .
- Sort Text: Xếp bảng dữ liệu theo cột số hoặc cột chữ
- Formula: tính toán với các số liệu có trong bảng
- Split table: phân chia bảng thành 2 bảng
- Gridlines: cho hiện hoặc không cho hiện lưới kẻ bảng
* Window: các lệnh xử lí của sổ văn bản
- New: mở cửa sổ văn bản mới
- Arrange all: cho hiện đồng thời trên màn hình cửa sổ của các văn bản đang mở
- Split chia cửa sổ hiện hành thành hai phần
* Help: xem hướng dẫn các lệnh
c) Thanh công cụ chuẩn (Standard Bar) (Hình 21)
Hình 21: Thanh công cụ chuẩn Standard bar
Các nút trên thanh công cụ tính từ trái qua phải gồm:
- New: mở một màn hình mới che lên màn hình đang làm việc
- Open: mở một văn bản đang lưu trữ trong đĩa của máy
- Save: ghi văn bản hiện có trên màn hình vào đĩa
- Print: In văn bản ra giấy
- Print Preview: quan sát toàn cảnh văn bản trước khi in
- Spenlling and Grammar: dò lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh
- Cut: xoá phần văn bản đang được bôi đen trên màn hình
- Copy: sao chép phần đang bôi đen vào Clipad: vùng đệm bộ nhớ)
- Paste: dán những gì đang có trong Clipad vào vị trí hiện thời trên màn hình
- Format Painter: sao chép định dạng của một đoạn văn bản
- Undo Typing: bỏ thao tác vừa thực hiện: khôi phục lại tình trạng ttrước đó)
- Redo cut: khôi phục lại những gì vừa bị xoá
- Isert Hyperlink: thêm siêu liên kết
8
Bài giảng tin học đại cương
- Tables and Border: tạo bảng biểu bằng bút vẽ
- Insert Table: tạo bảng biểu
- Isnert Microsoft Excel Worksheet: chèn vào văn bản một trang tính Excel
- Columns: chia văn bản thành nhiều cột
- Drawing: hiện thanh công cụ vẽ
- Document Map: hiện sơ đồ các đề mục của văn bản
- Show/Hide: hiện hoặc tắt ký hiệu xuống dòng
- Zoom: Thay đổi tỷ lệ kích thước màn hình
Thanh công cụ chứa các biểu tượng dưới dạng các nút giúp lựa chọn nhanh một
chức năng nào đó. Thanh công cụ chuẩn của Office 97 hoặc Office 2000: Standard Tools
bar) gồm các nút như trong hình 3.
Các nút trong thanh công cụ được sử dụng bằng cách đưa chuột đến nút rồi bấm
đơn, thao tác này cũng tương tự như chọn một chức năng trong thanh thực đơn rồi chọn
chức năng con có tên tương ứng. Ví dụ để ghi văn bản đang có trên màn hình vào đĩa ta chỉ
việc bấm chuột vào nút Save thay vì phải chọn thực đơn File rồi thực đơn con Save trong
Menu File.
d) Thanh định dạng (Formating Bar) (Hình 33)
Hình 33: Thanh định dạng Formating bar
Thanh này gồm có các nút dùng để định dạng văn bản, tính từ trái qua phải bao
gồm:
- Style: Kiểu trình bày
- Font: chọn kiểu chữ
- Font size: chọn cỡ chữ
- Bold: chữ đậm
- Italic: chữ nghiêng
- Under Line: gạch chân
- Align Left: dóng thẳng lề trái
- Align Right: dóng thẳng lề phải
- Justify: dãn đều 2 lề
- Numbering: đánh số thứ tự các đoạn văn bản
- Bullets: Dùng các biểu tượng đánh dấu đoạn văn bản
- Decrease Indent: dịch chuyển cả đoạn văn bản sang trái
9
Bài giảng tin học đại cương
- Increase Indent: dịch chuyển cả đoạn văn bản sang phải
- Border: định dạng đường viền khung
- Highlight: chọn màu nền văn bản
- Font Color: chọn màu chữ văn bản
1.2.2. Các loại con trỏ
Có hai loại con trỏ trên màn hình: Con trỏ văn bản (còn được gọi là con trỏ soạn thảo)
và con trỏ chuột.
Con trỏ văn bản có dạng luôn nhấp nháy và chỉ ra vị trí hiện thời nơi các ký tự sẽ xuất
hiện khi ta gõ văn bản từ bàn phím. Trong khi người dùng gõ văn bản, con trỏ văn bản sẽ di
chuyển từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Nếu muốn chèn ký tự hay một đối tượng vào văn
bản, ta phải di chuyển con trỏ văn bản tới vị trí cần chèn.
Ở trong vùng soạn thảo, con trỏ chuột có dạng I , những đổi thành khi ra ngoài vùng
soạn thảo.
Phần 2: Sử dụng tiếng Việt trong Windows
2.1. Giới thiệu các chương trình hỗ trợ tiếng Việt
2.1.1. Vấn đề tiếng Việt trong Windows
Hầu hết các phiên bản của hệ điều hành Windows mà chúng ta đang sử dụng là phiên
bản không hỗ trợ tiếng Việt, vì vậy để sử dụng được tiếng Việt trong Windows thì cần phải cài
đặt thêm các phông chữ tiếng Việt và phần mềm gõ tiếng Việt.
Các phần mềm gõ tiếng Việt thông dụng trong Windows như ABC, Vietware,
Vietkey, Unikey trong đó phần mềm Vietkey và Unikey rất được ưa chuộng vì có nhiều ưu
điểm hơn so với các phần mềm khác.
2.1.2. Font chữ và Bảng mã
Mỗi phông chữ sẽ đi kèm với một bảng mã tương ứng, do đó khi soạn thảo tiếng
Việt, bạn phải chọn bảng mã phù hợp với phông chữ mà bạn đang sử dụng, nếu chọn
không đúng thì các từ bạn nhập vào sẽ không được hiển thị như ý muốn. Các bộ phông chữ
thông dụng hiện nay là:
 Bộ Font VNI: đây là bộ phông chữ khá đẹp, cung cấp rất nhiều phông chữ,
lên phông chữ bắt đầu bằng chữ VNI.
 Bộ Font Vietware: bộ phông chữ Vietware có hai họ: các phông chữ có tên
bắt đầu bằng chữ SVN là họ phông chữ 1 byte, các phông chữ có tên bắt đầu bằng
chữ VN là họ phông 2 byte.
1
Bài giảng tin học đại cương
 Bộ Font TCVN3: bộ phông chữ này thường đi kèm với phần mềm gõ tiếng
Việt ABC, đây là bộ phông chuẩn của quốc gia, tên phông chữ bắt đầu bằng ký tự
"." (dấu chấm).
 Bộ Font Unicode: vì mỗi quốc gia đều có ngôn ngữ riêng nên việc sử dụng 1 loại
phông chữ mà có thể hiển thị được tất cả các ngôn ngữ là điều mong muốn của các
chuyên gia về công nghệ thông tin vì nó thuận tiện cho việc xử lý thông tin.
Sự ra đời của bộ phông Unicode đã cho phép tích hợp tất cả các ký tự của các ngôn
ngữ trong 1 phông chữ duy nhất. Hiện tại, đây là phông chữ chuẩn của nước ta cũng như
nhiều nước khác trên thế giới. Do đó, khi học cũng như khi khi sử dụng tiếng Việt trên
máy tính bạn nên chọn bộ phông Unicode.
Bộ Phông chữ Bảng mã Font chữ thông dụng
VNI VNI Windows VNI-Times
Vietware_X (2 byte) Vietware VNtimes new roman
Vietware_F (1 byte) Vietware SV N times new roman
TCVN3 TCVN3 .VnTime
Unicode Unicode Times New Roman, Arial
2.1.3. Các kiểu gõ tiếng Việt
Có rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt trong Windows. Vì bàn phím chúng ta đang dùng
không có sẵn các ký tự tiếng Việt nên để gõ được các ký tự tiếng Việt như ô, ư, ê thì
chúng ta phải sử dụng các tổ hợp phím.
Mỗi kiểu gõ tiếng Việt đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, hai kiểu gõ
thông dụng nhất là kiểu gõ Telex và VNI.
Qui tắc gõ các tổ hợp phím cho kiểu gõ Telex và VNI :
Ký tự â ê ô ơ ư ă đ
Kiểu Telex aa ee oo Ow; [ uw; w; ] aw dd
Kiểu VNI a6 e6 o6 o7 u7 a8 d9
Dấu sắc huyền hỏi ngã nặng
Kiểu Telex s f r x j
Kiểu VNI 1 2 3 4 5
Ví dụ: muốn gõ chữ cần thơ
1
Bài giảng tin học đại cương
- Kiểu Telex: caanf thow hoặc caafn thow
- Kiểu VNI : ca6n2 tho7 hoặc ca62n tho7
Chú ý:
Bạn có thể bỏ dấu liền sau nguyên âm hoặc bỏ dấu sau khi đã nhập xong một từ, nếu bỏ dấu
sai thì chỉ cần bỏ dấu lại chứ không cần phải xóa từ mới nhập.
2.2. Sử dụng Vietkey 2000
2.2.1. Khởi động Vietkey
Thông thường Vietkey được cài ở chế độ khởi động tự động, bạn có thể tìm thấy biểu
tượng của Vietkey ở thanh Taskbar như khi Vietkey đang ở chế độ bật tiếng Việt hoặc
khi ở chế độ tắt tiếng Việt. Ngoài ra bạn cũng có thể khởi động Vietkey như các ứng
dụng khác bằng cách D_Click vào lối tắt của Vietkey ở hình nền hoặc từ menu Start
chọn Programs / Vietkey / Vietkey
2.2.2. Các thao tác cơ bản
♦
Bật/ tắt tiếng Việt
Click vào biểu tượng của Vietkey (ở thanh Taskbar) để bật/tắt chế độ gõ tiếng Việt.
Nếu biểu tượng là thì chế độ gõ tiếng Việt đang bật, là thì chế độ gõ tiếng Việt đang tắt.
Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím ALT-Z để bật/ tắt chế độ gõ tiếng Việt.
♦
Hiển thị cửa sổ Vietkey
R_Click vào biểu tượng Vietkey để xuất hiện menu đối tượng (hình 22) rồi chọn
Hiện cửa sổ Vietkey (nếu ngôn ngữ hiển thị là tiếng Việt) hoặc chọn Vietkey Panel, khi
đó hộp thoại xuất hiện như hình 23
Hình 22: Chương trình Vietkey Hình 23 : Các thao tác với Vietkey
1
Bài giảng tin học đại cương
Click vào nút Taskbar (hình 23) để thu nhỏ cửa sổ Vietkey thành biểu tượng ở
thanh Taskbar.
♦
Thay đổi kiểu gõ
- Chọn mục Kiểu gõ (hoặc Input methods)
trong cửa sổ Vietkey rồi chọn kiểu Telex hoặc
VNI
- Đối với kiểu gõ Telex, khi muốn gõ từ
tiếng Anh (hoặc không phải là tiếng Việt) thì bạn
phải gõ lặp dấu hoặc lặp nguyên âm, khi đó
Vietkey sẽ tự nhận biết từ bạn muốn gõ vào là từ
tiếng Anh, hoặc bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím
Shift trái + Shift phải thì Vietkey sẽ trả lại cho bạn
từ mà bạn đã gõ vào.
Ví dụ : nếu bạn muốn gõ từ Windows
Hình 24: Chọn kiểu gõ
- Gõ windows
- Gõ windows rồi nhấn tổ hợp phím Shift trái và Shift phải.
♦
Thay đổi bảng mã
- Chọn mục Bảng mã (hoặc Char sets) trong cửa sổ
Vietkey, hộp thoại xuất hiện như hình bên.
- Chọn bảng mã cần đổi trong hộp tùy chọn.
- Ngoài ra bạn có thể chọn các bảng mã thường
hay sử dụng trong menu đối tượng của Vietkey bằng
cách R_Click vào biểu tượng của Vietkey trên thanh
Taskbar. Bảng mã hiện hành
được đánh dấu bằng ký
hiệu  (xem hình 23)
Hình 25: Chọn bảng mã
1
Bài giảng tin học đại cương
♦
Thay đổi ngôn ngữ hiển thị
Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ hiển thị của
Vietkey từ tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc ngược
lại. Trong cửa sổ Vietkey, Click vào mục Tùy chọn
(hoặc Options) hộp thoại xuất hiện. Chọn Hiển thị
tiếng Việt để chuyển sang tiếng Việt hoặc bỏ chọn
mục Vietnamese Interface để chuyển sang tiếng
Anh.
Hình 26: Chọn ngôn ngữ hiển thị
2.3. Luyện đánh máy với KP Typing Tutor
KP Typing Tutor là phần mềm tương đối nhỏ, thuân lợi cho việc luyện tập khả năng
sử dụng bàn phím, tăng tốc độ, độ chính xác khi đánh máy.
2.3.1. Khởi động KP Typing Tutor
- Chọn Start/ Programs/ KP/ KP Typing Tutor hoặc D_Click vào lối tắt của KP
Typing Tutor ở màn hình nền. Cửa sổ chương trình xuất hiện
- Chọn tên người học trong Combo box Learner.
- Chọn OK.

Hình 27: Chọn tên người học Hình 28: Chương trình KP Typing Tutor
2.3.2. Cách đặt tay trên bàn phím
1

Xem chi tiết: giáo trình tin học văn phòng