Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Cơ cấu tổ chức thể hiện các thức hoạt động của tổ chức, xác định các
công việc và mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí, sắp xếp và phối hợp giữa
các bộ phận, phân hệ và cá nhân. Nó xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm gắn
với các bộ phận, phân hệ và mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức.
1.4. Bộ máy quản lý
“Bộ máy tổ chức là một tổ chức con trong một tổ chức, có vai trò cực kỳ
quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức vì nó là trung tâm
đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức.”
3
Bộ máy quản lý bao gồm một tập thể người lao động cùng với các
phương tiện, công cụ quản lý cảu tổ chức được liên kết theo một số nguyên
tắc, quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định cảu tổ chức.
1.5. Quản lí tổ chức
“Tổ chức quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra
các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức nhừm đạt được các mục đích có
hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động”
Dựa trên các chức năng, nhiệm vụ đã được xác định của bộ máy quản lý
để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng về mô hình giúp cho toàn
bộ hệ thống quản lý hoạt động như một chỉnh thể có hiệu quả nhất.
1.6. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
“Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có
mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao
những trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm
thực hiện các chức năng quản lý tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác
định.”
4
3
TS.Trần Xuân Cầu – Giáo trình phân tích lao động xã hội, Nxb: Lao động – 2002 – trang 32
4
GS.TS Nguyễn Thành Độ & T.S Nguyễn thị Ngọc Huyền – Giáo trình Quản trị kinh doanh – NXB
Lao động Xã hội – 2004 – trang 142
Nguyễn Đình Hoàng 5 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
2. Các thuộc tính, mô hình, quyền hạn của cơ cấu tổ chức
2.1. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
2.1.1 Chuyên môn hoá công việc
Thông qua chuyên môn hoá thì công việc sẽ được chia nhỏ và tạo thành
những công việc đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng
người nhằm nâng cao năng suất lao động.
Chuyên môn hoá công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách
có hiệu quả. Tổ chức có thể giảm được chi phí đào tạo vì có thể dễ dàng và
nhanh chóng tìm được và đào tạo được người lao động thực hiện những
nhiệm vụ cụ thể lặp đi lặp lại. Mặt khác, hiệu quả và năng suất lao động có
thể nâng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc
một số loại công việc.
Hạn chế của chuyên môn hoá công việc là: Các nhiệm vụ bị chia cắt
thành những công việc nhỏ, tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách nhiệm
về một khâu thì họ sẽ cảm thấy công việc của mình nhanh nhàm chán. Mặt
khác, ở một mức độ nào đó chuyên môn hoá công việc ảnh hưởng đến năng
suất lao động, sự thoả mãn công việc và tốc độ luân chuyển lao động. Đến
mức độ chuyên môn hoá quá cao, khi đó các tác động từ phía phi kinh tế của
con người vượt quá những lợi ích kinh tế do chuyên môn hoá mang lại thì dẫn
đến năng suất lao động của người lao động sẽ giảm xuống, ảnh hưởng đến
toàn bộ hoạt động của tổ chức.
2.1.2 Bộ phận hoá
Bộ phận hoá là sau khi phân công các công việc thông qua chuyên môn
hoá, việc tập hợp các công việc đó lại để các nhiệm vụ chung được phối hợp
với nhau. Hay nói cách khác, bộ phận hoá là cách mà theo đó những nhiệm vụ
công việc được kết hợp với nhau và được phân bổ cho những nhóm làm việc.
Nguyễn Đình Hoàng 6 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Các nhà quản lý có thể sử dụng các phương pháp bộ phận hoá sau.
Bộ phận hoá theo mô hình tổ chức giản đơn
“Bộ phận hoá theo mô hình giản đơn là các tổ chức mà người lãnh đạo
trực tiếp quản lí tất cả các thành viên của tổ chức, người lao động được tuyển
để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.”
5
Mô hình được áp dụng các tổ chức vừa và nhỏ, sản phẩm đơn lẻ và thị
trường đơn lẻ, ít sự cạnh tranh.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ phận hoá theo tổ chức giản đơn.
Ưu điểm:
- Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ tác nghiệp được lặp di lặp lại
hàng ngày
- Phát huy được ưu thế của chuyên môn hóa nghành nghề, giữ được các
sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu
- Đơn giản hóa việc đào tạo nhân viên, chú trọng đến tiêu chuẩn nghề
nghiệp và tư cách nhân viên
- Tạo điều kiện cho việc kiểm soát của cơ quan cấp cao trong tổ chức
5
TS. Đoàn thị Thu Hà và TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Giáo trình khoa học quản lí tâp II Nxb: Khoa
học kĩ thuật, năm 2002- trang 10
Nguyễn Đình Hoàng 7 QTNL 47
Giám đốc
Phó Giám
đốc kĩ
thuật
Phó Giám
đốc Sản
xuất
Phó Giám
đốc
Marketing
Phó Giám
đốc tài
chính
Trợ lí Giám đốc Tr.p. Nhân sự
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Nhược điểm:
- Thương dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng trong việc đưa
ra các mục tiêu và chiến lược
- Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng, dẫn đến sự chuyên
môn hóa quá mức, hạn chế cách nhìn của cán bộ quản lí
- Hạn chế phát triển các bộ quản lí chung, đùn đẩy trách nhiệm và
thường đổ lỗi cho cấp lãnh đạo cao nhất
2.1.2.1. Bộ phận hoá theo sản phẩm
Theo phương pháp này những người lao động cùng làm việc với một sản
phẩm, cùng thực hiện dây chuyền sản xuất theo quy mô lớn và quy trình công
nghệ cao.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ phận hoá theo sản phẩm.
Ưu điểm:
- Việc quy trách nhiệm đối với mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng, có
sự phối hợp giữa các bộ phận
- Bộ phận hoá theo sản phẩm góp phần tăng cường sự giao tiếp, sự tương
tác giữa những người lao động cùng sản xuất ra một loại sản phẩm
Nguyễn Đình Hoàng 8 QTNL 47
Tổng Giám đốc
P.Giám đốc bộ
phận sản phẩm A
P.Giám đốc bộ
phận sản phẩm B
P.Giám đốc bộ
phận sản phẩm C
Giám đốc
Marketing
Giám đốc nhân
sự
Giám đốc Sản
xuất
Giám đốc tài
chính
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
- Người lao động ở từng bộ phận sản phẩm cùng tăng cường trách nhiệm
của họ đối với hoạt động sản xuất.
- Giảm bớt sự phối hợp các hoạt động của người lao động trong tổ chức.
- Tăng cường sự thích nghi của tổ chức trong việc đáp ứng nhu cầu của
nhóm khách hàng quan trọng.
Nhược điểm:
- Không huy động được nhóm cá nhân được đào tạo ở trình độ cao có
cùng chuyên môn để giải quyết các vấn đề khó khăn mà tổ chức gặp phải.
- Có thể có sự trùng lặp của các nỗ lực khi mỗi bộ phận cố gắng giải
quyết những vấn đề tương tự nhau.
- Mục tiêu của các bộ phận có thể được ưu tiên hơn là lợi ích của toàn bộ
tổ chức.
- Các bộ phận trong tổ chức có thể mâu thuẫn với nhau khi cùng thực
hiện những dự án chung, sự tranh giành nguồn lực lẫn nhau có thể dẫn đến
phản hiệu quả
- Làm nảy sinh việc kiểm soát của cán bộ cấp cao trong tổ chức
2.1.2.2. Bộ phận hoá theo khu vực địa lý và lãnh thổ
Là những nhóm hoạt động hay nhóm người lao động được tổ chức theo
vùng địa lý. Các doanh nghiệp tổ chức theo mô hình địa dư khi tiến hành các
hoạt động giống nhau trên khu vực địa lí khác nhau. Ví dụ hoạt động bán
hàng và marketing của Công ty chia thành hoạt động bán hàng tại các khu vực
miền Bắc, miền Nam, Miền Trung.
Ưu điểm:
- Chú ý đến nhu cầu của thị trường và các vấn đề của địa phương
- Có thể phối hợp các bộ phận chức năng và hướng vào thị trường cụ thể
Nguyễn Đình Hoàng 9 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
- Tận dụng những nguồn lực và hoạt động của địa phương có hiệu quả,
có được thông tin tốt hơn về thị trường
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo cán bộ quản lí chung
Nhược điểm:
- Khó duy trì được hoạt động của tổ chức trên phạm vi rộng một cách
đồng nhất
- Đòi hỏi cần nhiều cán bộ quản lí cho doanh nghiệp, công việc có thể bị
trùng lặp
- Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo khu vực địa dư
2.1.2.3. Bộ phận hoá theo khách hàng
Cơ sở cho bộ phận hoá theo khách hàng là quan điểm cho rằng khách
hàng trong mỗi bộ phận có những loại nhu cầu giống nhau và chúng có thể
được các nhà chuyên môn giải quyết một cách thoả đáng nhất ở từng loại
khách hàng. Bộ phận hoá theo khách hàng có thể dẫn đến việc ít chuyên sâu
vào quá trình hoạt động vì những người trong tổ chức cần phải rất linh hoạt để
Nguyễn Đình Hoàng 10 QTNL 47
Tổng Giám đốc
Phó TGĐ
marketing
Giám đốc
khu vực
miền bắc
Phó TGĐ
nhân sự
Phó TGĐ tài
chính
Giám đốc
khu vực
miền trung
Giám đốc
khu vực
miền nam
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
thực hiện bất kỳ công việc cần thiết nào nhằm tăng cường quan hệ với khách
hàng.
Nguyễn Đình Hoàng 11 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức theo đối tượng khách hàng
Ưu điểm:
- Có điều kiện hiểu khách hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn
- Tạo cảm giác yên tâm, lòng tin cậy đối với khách hàng
- Tạo ra định hướng phân phối từng bộ phận khách hàng, đối tượng chủ
yếu của doanh nghiệp
Nhược điểm:
- Tranh giành các nguồn lực dẫn đến phản hiệu quả, thiếu sự chuyên
môn hóa
- Thường chỉ áp dụng trong mô hình marketing cho các doanh nghiệp
2.1.2.5. Tổ chức theo tổ chức đơn vị chiến lược
Nguyễn Đình Hoàng 12 QTNL 47
Tổng Giám đốc
Phó TGĐ tài
chính
Giám đốc
phân phối sản
phảm
Giám đốc
nghiên cứu
thị trường
Quản lí bán buôn
Phó TGĐ kinh
doanh
Phó TGĐ nhân
sự
Quản lí bán lẻ Quản lí khách hàng
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Khi mô hình của tổ chức đã quá phức tạp khó có thể kiểm soát một cách
tập trung thì tổ chức thường tổ chức theo các dơn vị chiến lược, tự lập kế
hoạch, tự hành động và đưa ra quyết định của mình. Các đơn vị chiến lược là
các phân hệ độc lập, đảm nhận một hoặc một số nghành nghề khác nhau với
các nhà quản lí độc lập có thể cạnh tranh với các đơn vị trong tổ chức của
mình.
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ tổ chức theo đơn vị chiến lược
Ưu điểm:
- Giúp đánh giá đúng thị trường, đối thủ cạnh tranh và tiềm lược của tổ
chức
- Có sự kiểm soát trên cơ sở chung bao quát, thống nhất
- Có các đơn vị có chiến lược độc lập, có mục tiêu rõ ràng, đem lại hiệu
quả cao
Nhược điểm:
- Có khả năng xuất hiện hiện tượng cục bộ, khi lợi ích của các đơn vị lấn
át lợi ích của tổ chức
- Kĩ thuật, công nghệ đễ giàng bị tiết lộ vì có sự tranh giành nguồn lực
các đơn vị
Nguyễn Đình Hoàng 13 QTNL 47
Tổng Giám đốc
Giám đốc
công nghiệp
in
Giám đốc
công nghiệp
luyện kim
Giám đốc
công nghiệp
than
Giám đốc
công nghiệp
nhựa
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
- Gây khó khăn trong việc của cơ quan quản lí cấp cao của tổ chức
2.1.2.6. Mô hình tổ chức theo quá trình
Là phương thức hình thành các bộ phận trong đó các hoạt động được
hợp nhóm trên cơ sở dây chuyền sản xuất, dây chuyền công nghệ. Các đây
chuyền phối hợp hoạt động chặt chẽ với nhau và mang tính độc lập tương đối
và rất thích hợp với phân hệ sản xuất
2.1.2.7. Mô hình tổ chức theo ma trận
Là sự kết hợp một hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cán bộ
quản lí theo chức năng và theo sản phẩm đều có địa vị thế ngang nhau, chịu
trách nhiệm báo cáo cùng lãnh đạo và chịu trách nhiệm về quyết định trong
lĩnh vực mà họ phụ trách.
Mô hình tổ chức này được áp dụng ở nhiều tổ chức có nhiều yếu tố bất
định, thường xuyên có sự thay đổi.
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ tổ chức theo ma trận
Ưu điểm:
- Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng, tập trung nguồn lực
cho những khâu chủ yếu
Nguyễn Đình Hoàng 14 QTNL 47
Tổng Giám đốc
Phó Giám
đốc
marketing
Phó Giám
đốc kĩ thuật
Phó Giám
đốc nhân
sự
Phó Giám
đốc sản
xuất
TP thiết kế TP cơ khí TP điện TP sản xuất
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét