- Cơ cấp có thể thúc đẩy sự đào tạo hẹp cho các cá nhân và dẫn tới các công
việc nhàm chán và một tuyến.
- Khi tổ chức phát triển với quy mô lớn thì việc ra quyết định trở nên khó
khăn, phức tạp hơn, bởi quá trình này phải qua nhiều tầng nấc, nhất là khi có sự mâu
thuẫn giữa các bộ phận thì quá trình này càng phức tạp, tốn kém thời gian hơn.
- Các nhà quản trị gia có thể mất khá nhiều thời gian, sức lực để phối hợp hoạt
động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau. Đồng thời các nhà quản trị
và nhân viên của mỗi bộ phận thờng trú trọng vào những mục tiêu của bộ phận mà họ
đang làm hơn là mục tiêu chung của tổ chức. Do đó lãnh đạo chỉ lo lắng cho bộ phận
mà họ phụ trách nên rất kho đồng tình với quan điểm của các nhà quản trị khác.
Trong khi đó, do trung thành với bộ phận của họ nên các nhân viên cũng rất khó hợp
tác với nhân viên ở bộ phận khác.
2.2. Cơ cấu theo khu vực địa lý
Cơ cấu chức năng theo khu vực địa lý thờng đợc các đơn vị lớn áp dụng, hoạt
động kinh doanh dịch vụ theo nhiều vùng địa lý khác nhau. Tại mỗi khu vục địa lý có
một đơn vị nhỏ, Ngời lãnh đạo đơn vị nhỏ đợc giao quyền đảm nhiệm thực hiện tất cả
các chức năng nh đơn vị lớn nhng với quy mô nhỏ hơn.
Mỗi đơn vị của tổ chức hoạt động tại một khu vực địa lý có thể trực tiếp theo
sát mọi biến động và đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Về mặt sản xuất,
nhà máy đặt tại các khu vực gần nơi cung cấp nguyên liệu do đó có thể tiết kiệm đợc
chi phí do giá cả nguyên liệu, chi phí vận chuyển và sử dụng đợc lao động tại chỗ.
Đồng thời các dịch vụ khách hàng, dịch vụ hậu mãi đợc tiến hành phù hợp với khách
hàng sở tại.
Cơ cấu theo khu vực địa lý thờng đợc áp dụng trong việc tổ chức bộ máy chính
quyền ở các nớc, áp dụng đối với các công ty lớn, các tập đoàn, các ngành kinh tế
xã hội.
* Ưu nhợc điểm của cơ cấu theo vùng địa lý :
- 5 -
Văn phòng
trung tâm
1 2 3 4
Ưu điểm :
- Cơ cấu theo khu vực địa lý cho phép nắm bắt đợc mọi biến động một cách
nhanh nhất để có quyết định hợp thời đáp ứng đợc nhu cầu của từng khu vực.
- Tại các vùng thờng có nguồn nguyên liệu và nhân lực dồi dào có thể sử dụng
tại chỗ vừa tiết kiệm đợc kinh phí, vừa hạn chế đợc việc điều động nhân lực.
- Các nhà quản trị có thể phát triển đợc các kỹ năng, chuyên môn, kỹ thuật để
giải quyết các vấn đề chuyên môn phù hợp với thực tế.
Nh ợc điểm :
- Tất cả các bộ phận chức năng đều đợc thiết lập tại mỗi văn phòng khu vực
do đó cơ cấu tổ chức khá cồng kềnh.
- Rất dễ xảy ra những xung đột giữa các mục tiêu của mỗi văn phòng khu vực
với các mục tiêu chung của tổ chức.
- Tổ chức phải đề ra nhiều quy chế và quy định để phối hợp và đảm bảo sự
thống nhất giữa các bộ phận khu vực.
- Cơ cấu này không khuyến khích nhân viên phát triển những kiến thức giải
quyết các vấn đề tại các khu vực khác.
2.3. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ phân chia tổ chức thành những đơn
vị chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Cơ
cấu theo mô hình này tỏ ra rất phù hợp với các đơn vị, tổ chức có quy mô lớn.
- 6 -
Lãnh đạo
Sản phẩn dịch vụ
X
Sản phẩn dịch vụ
Y
1 12 3 32
Sơ đồ 3. Cơ cấu theo sản phẩn hay dịch vụ.
1,2,3 là các bọ phận chức năng
Trong mỗi đơn vị tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ đều phải hiện diện đầy đủ
các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động của đơn vị đó.
* Ưu nhợc điểm của cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ
Ưu điểm :
- Gia tăng sự chuyên môn hoá bởi cơ cấu này cho phép các nhà quản trị và
nhân viên trong từng bộ phận tập trung vào tuyến sản phẩn hay dịch vụ mà họ đảm
nhận.
- Cho phép xác định một cách khá chính xác các yếu tố : chi phí, lợi nhuận,
những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công trong mỗi tuyến sản phẩn hay
dịch vụ.
- Chó phép mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế
chiến lợc của mỗi sản phẩn hay dịch vụ.
- Do chú trọng vào một vài sản phẩn hay dịch vụ nên các nhà quản trị có thể
duy trì tính linh hoạt, phản ứng kịp thời với những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng và
sự thay đổi của môi trờng.
Nh ợc điểm :
- Sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, bởi phải thờng tổ chức ra
tất cả các bộ phận chức năng cho mỗi tuyến sản phẩn hay dịch vụ. Nếu sản phẩn hay
dịch vụ có tính mùa vụ cao thì có thể gây lãng phí về nhân công.
- Rất khó phối hợp giữa cá bộ phận sản phẩn bởi nhân viên thờng chú trọng
vào sản phẩn hay dịch vụ của họ hơn là các mục tiêu của toàn tổ chức. Tình trạng này
làm giảm khả năng cạnh tranh chung của tổ chức bởi rất khó khăn. Khi điều động
các nguồn lực từ sản phẩn hay dịch vụ mạch chi viện tăng cờng cho sản phẩn hay
dịch vụ yếu.
- Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ là giảm sự điều động nhân sự trong
nội bộ. Bởi nhân viên tập trung vào một sản phẩn hay dịch vụ nên họ chú trọng phát
triển những kỹ năng cần thiết cho loại sản phẩn hay dịch vụ đó. Sự chuyên môn hoá
đó không cho phép họ có thể thuyên chuyển sang các chức vụ thuộc các sản phẩn
khác.
- Có thể lãnh đạo cấp cao đặt ra tiêu chuẩn chung cho tất cả các tuyến sản
phẩn hay dịch vụ của cả tổ chức mà không quan tâm đến đặc điểm của các đơn vị
khác nhau.
- 7 -
Trong ngành Y tế nớc ta thờng áp dụng cơ cấu này đối với việc quản lý các
bệnh viện chuyên khoa.
2.4. Cơ cấu tổ chức ma trận
Cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu tổ chức dựa trên những hệ thống quyền
lực và hỗ trợ nhiều chiều. Cơ cấu này tạo ra một bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp
các hoạt động của các bộ phận khác và phân chia quyền lực với tất cả các lãnh đạo
các bộ phận theo chức năng và lãnh đạo các bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ.
Trong một cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực, tuyến chức năng hoạt động
theo chiều dọc và tuyến sản phẩn hay dịch vụ hoạt động theo chiều ngang. Bởi vậy
một cơ cấu ma trận tồn tại ba tập hợp các mối quan hệ đơn tuyến.
- Các mối quan hệ giữa lãnh đạo bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp là ngời
đứng đầu và cân bằng hai tuyến quyền lực với lãnh đạo bộ phận theo chức năng và
lãnh đạo bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ.
- Các mối quan hệ giữa lãnh đạo bộ phận chức năng và lãnh đạo bộ phận theo
sản phẩn hay dịch vụ.
- Các mối quan hệ giữa các cấp dới ở cá bộ phận.
Cơ cấu ma trận đợc sáng tạo ra nhằm tận dụng những lợi điểm của cả mô hình
cơ cấu tổ chức theo chức năng và mồ hình tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ, đồng
thời tối thiểu hoá những bất lợi của chúng. Cơ cấu này phá vỡ những rào cản bằng
cách cho phép các nhân viên từ các bộ phận chức năng khác nhau đóng góp những kỹ
năng của họ trong việc giải quyết những vấn đề chung của tổ chức. Do đó, làm tăng
khả năng sử dụng các nguồn lực nhằm thích nghi với sự tác động của môi trờng.
Đây là một cơ cấu tổ chức khá phức tạp đòi hỏi sự phối hợp giữa các thành
viên ở các bộ phận là rất cao.
- 8 -
Lãnh đạo
Lãnh đạo bộ
phận phối
hợp
Lãnh đạo
chức năng 1
Lãnh đạo
chức năng 2
Lãnh đạo
chức năng 3
1
2
Sơ đồ 4. Cơ cấu tổ chức ma trận.
1,2 là phụ trách các dự án hoặc sản phẩn hay dịch vụ
* Những u nhợc điểm của cơ cấu tổ chức ma trận.
Ưu điểm :
- Kết hợp sức mạnh và hạn chế yếu điểm của cơ cấu chức năng và cơ cấu theo
sản phẩn hay dịch vụ. Đồng thời các nhà quản trị có thể rút ra đợc nhiều kỹ năng
chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác nhau và do đó, họ có thể giải quyết những vấn đề
phức tạp với hiệu quả tối đa.
- Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức. Do đó có thể điều động
nhân sự giữa các bộ phận một cách dễ dàng.
Nh ợc điểm :
- Quyền lực và trách nhiệm của các nhà lãnh đạo các bộ phận có thể trùng
nhau tạo ra các xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các đơn vị và sự
không nhất quán.
- Đây là một cơ cấu rất cồng kềnh và do vậy không kinh tế. Hơn nữa, nhiều
khi không thống nhất mệnh lệnh của lãnh đạo các bộ phận. Làm cho nhiều khi
nhân viên phó xử.
3. Những yếu tố ảnh hởng cơ cấu tổ chức.
3.1. Mục đích của cơ cấu tổ chức.
Mỗi một tổ chức đều có một mục đích riêng. Và để đạt đợc mục đích đó thì
phải có những phơng tiện nhất định nh : con ngời, cơ sở vật chất, phơng pháp . . .
- 9 -
trong đó một trong những phơng tiện quan trọng đó là hình thức tổ chức cơ cấu bộ
máy cán bộ.
Và khi một cơ cấu tổ chức đợc hình thành, thiết lập nó sẽ phục vụ cho nhu cầu,
nhiệm vụ của các nhà quản lý. Mục đích của tổ chức sẽ quyết định cơ cấu của tổ
chức đó. Sự thiết lập cơ cấu đã phân chia công việc của tổ chức, cho phép chuyên
môn hoá và tiêu chuẩn hoá các hoạt động.
Mỗi một tổ chức có hình thức hoạt động khác nhau sẽ dẫn đến một cơ cấu tổ
chức cán bộ khác nhau. Và một cơ cấu tổ chức đợc thiết lập nó sẽ phải phục vụ cho
một mục đích nhất định. Mà mục đích của tổ chức quyết định hình thức tổ chức bộ
máy.
3.2. Quan điểm hình thành tổ chức.
Thứ nhất , là việc hình thành cơ cấu tổ chức cho một cơ cấu tổ chức bao giờ
cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phơng hớng phát triển. Trên cơ sở này tiến
hành tập hợp cụ thể các yếu tố của tổ chức tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại
giữa các yếu tố đó. Đây là quan điểm theo phơng pháp diễn giải đi từ tổng hợp đến
chi tiết, đợc áp dụng cho những tổ chức đang hoạt động.
Thứ hai, là việc hình thành cơ cấu tổ chức của một tổ chức trớc hết phải đợc
bắt đầu từ việc mô tả chi tiết các hoạt động của đối tợng quản trị và xác lập tất cả các
mối liên hệ thông tin. Rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức, quản trị. Quan điểm
này dùng phơng pháp quy lạp đi từ chi tiết đến tổng hợp áp dụng cho trờng hợp hình
thành cơ cấu tổ chức mới.
Thứ ba, là việc hình thành cơ cấu tổ chức theo phơng pháp hỗn hợp, nghĩa là
có sự kết hợp hợp lý hai quan điểm trên. Trớc hết phải đa ra những kết luận có tính
nguyên tắc nhằm hình thành hay hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị, sau đó mới
tổ chức công việc nghiên cứu chi tiết cho các bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo các
điều lệ, quy chế, nội quý cho các bộ phận của cơ cấu đồng thời xác lập các kênh
thông tin cần thiết. Nh vậy, toàn bộ các công việc nghiên cứu chi tiết là tiếp tục làm
sáng tổ, cụ thể hoá những kết luận đã đợc khẳng định. Quan điểm này chỉ đạt hiệu
quả khi việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã có sự quan tâm thờng xuyên, có sự tổng kết
đánh giá nghiêm túc và đúng đắn của tổ chức.
3.3. Phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức.
3.3.1. Phơng pháp tơng tự.
- 10 -
Đây là một phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế
những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ
chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức có trớc này có những yếu tố tợng tự với cơ cấu tổ
chức sắp hình thành. Cơ sở phơng pháp lý luận để xác định sự tơng tự là sự phân loại
các đối tợng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định. Nh là tính đồng nhất về
kết quả cuối cùng của hoạt động, tính đồng nhất về các chức năng quản trị đợc thực
hiện, chịu ảnh hởng của các nhân tố giống nhau . . . Điểm nổi bật của phơng pháp
này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí thiết kế cơ cấu yếu tố, thừa kế có
phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ. Đây là một phơng pháp đợc áp
dụng khá phổ biến. Tuy vậy, phải ngăn ngừa sự sao chép kinh nghiệm một cách máy
móc, và phải phân tích các điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức mới.
3.3.2. Phơng pháp phân tích theo yếu tố.
Đây là một phơng pháp khoa học đợc ứng dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối
tợng quản trị. Phơng pháp này thờng đợc chia thành ba giai đoạn đợc biểu diễn ở sơ
đồ 5.
Sẽ xảy ra hai trờng hợp :
3.3.2.1. Trờng hợp thứ nhất : Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đang
hoạt động.
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị hiện hành đợc bắt đầu bằng cách
nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo
những căn cứ nhất định. Để làm đợc điều đó ngời ta biểu thị cơ cấu tổ chức hiện hành
và các bộ phận của nó dới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng
bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành. Nội dung phân tích đối với
Cơ cấu tổ chức đang hoạt động bao gồm :
- Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận,
từng nhân viên của bộ máy quản trị.
- Phân tích khối lợng công tác của mỗi bộ phận, mỗi ngời, phát hiện khâu
yếu trong việc phân bố khối lợng công việc quản lý.
- Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trách
nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang, dọc trong cơ cấu.
- Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản
trị.
- 11 -
- Phân tích việc thực hiện các văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc của
các cơ quan quản lý vĩ mô và trong nội bộ cơ cấu tổ chức của đơn vị.
- Phân tích tình hình tăng giảm số lợng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so
với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lơng cán bộ gián tiếp trong giá thành sản phẩn.
- Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên hiên có (cơ cấu trình độ
nghề nghiệp) với yêu cầu công việc.
- Phân tích những nhân tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đến việc
duy trì sự ổn định của tổ chức.
Kết quả phân tích là những nhận xét đánh giá mặt hợp lý và cha hợp lý của cơ
cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới.
3.3.2.2. Trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức mới.
Bớc 1 : Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hớng dẫn của các cơ
quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu
tổ chức tổng quát và xác định các đặc trng cơ bản của cơ cấu tổ chức này : kết quả
của việc thực hiện giai đoạn I là xây dựng mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân
hệ chức năng nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu; phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho
từng cấp quản trị; xác lập các mối quan hệ giữa các bộ phận và các cơ quan cấp trên,
các đơn vị hiệp tác bệ ngoài; xác định các nhu cầu bảo đảm cán bộ và thông tin. Nh
vậy, đây là bớc giải quyết những vấn đề có tính chất định tính đối với các cơ cấu tổ
chức.
Bớc 2 : Xác định các bộ phận, các thành phần của cơ cấu tổ chức và xác lập
mối quan hệ giữa các bộ phận ấy. Nội dụng cơ bản của bớc này đợc thể hiện ở việc
xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức năng và chơng trình mục tiêu. Cơ sở để
xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt
động quản trị, sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn
cho các bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh h-
ởng tới cơ cấu tổ chức.
Bớc 3 : Những công việc cụ thể ở bớc này là phân phối và cụ thể hoá các chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyết định số lợng cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận
trong cơ cấu tổ chức. Từ đó xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm
bảo đảm cơ cấu tổ chức đạt hiệu quả cao.
- 12 -
Phương pháp phân tích theo yếu tố
Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3
Xây
dựng
sơ đô
cơ
cấu
tổng
quát
Xác
định
những
kết luận
có tính
chất
nguyên
tắc của
tổ chức
Xác
định
các
thành
phần
cho các
bộ phận
của cơ
cấu
Xác
định
mối
liên
hệ
giữa
các
bộ
phận
Xác định
những đặc
trưng của
các yếu tố
cơ cấu
(chức năng,
nhiệm vụ,
quyền hạn)
Quy định
hoạt động
của cơ
cấu tổ
chức
quản lý
(diều lệ,
nội quy,
quy chế)
Sơ đồ 5. Lôgic của việc hình thành cơ cấu theo
phương pháp phân tích theo yếu tố
4. ảnh hởng của cơ cấu tổ chức tới các kết quả hoạt động của tổ chức.
4.1. Mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ.
Cơ cấu tổ chức của một tổ chức sẽ ảnh hởng trực tiếp đến việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của tổ chức đó. Giữa cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ có mối
quan hệ mật thiết với nhau. Một cơ cấu hợp lý sẽ giúp tổ chức thực hiện tốt chức
năng nhiệm vụ của mình. Còn một cơ cấu tổ chức không hợp lý, thiếu khoa học, có
sự chồng chéo giữa các bộ phận, chức năng sẽ gây ra sự trì trệ trong hoạt động, ảnh
hởng tới việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức.
4.2. Cơ cấu tổ chức và kết quả hoạt động của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức ảnh hởng trực tiếp tới kết quả hoạt động của tổ chức. Một cơ
cấu tổ chức tốt phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của tổ chức sẽ đem lại hiệu quả làm
việc cao. Một tổ chức có sự phân công rõ ràng và chặt chẽ giữa các bộ phận chức
năng sẽ đem lại hiệu quả cao. Ngợc lại một cơ cấu không hợp lý trong sự phân công
giữa các bộ phận chức năng, không có một kỷ luật chặt chẽ sẽ dẫn đếm kết quả kém.
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng phải quyết định toàn bộ hoạt động của tổ
chức. Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho
- 13 -
việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh tróng, đạt hiệu quả cao. Ngợc lại, một tổ
chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự
trì trệ mâu thuẫn, kém hiệu quả. Vì thế , cần phải đánh giá hợp lý một cơ cấu tổ chức.
Một cơ cấu tổ chức đợc coi là hợp lý không chỉ có vừa đủ các bộ phận cần thiết để
thực hiện các chức năng của tổ chức mà cần phải có một tập thể mạnh với những con
ngời có đủ những phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng công việc đợc
giao.Để đánh giá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức có thể dùng nhiều phơng
pháp khác nhau nh phơng pháp tơng tự, phơng pháp phân tích, phơng pháp khảo sát
thực tế, thăm dò phản ứng Phơng pháp tơng tự cho phép khi so sánh các tổ chức t-
ơng đối đồng nhất về chức năng, nhiện vụ thì có tơng đối đồng nhất về cơ cấu tổ
chức không, hoặc cơ cấu tổ chức tơng đối đồng nhất thì kết quả cuối cùng của các tổ
chức đó có phân biệt nhau nhiều hơn không? vv Phơng pháp phân tích cho phép đi
sâu và hiểu kỹ hơn những lý do, những yếu tố ảnh hởng gây nên sự khác biệt trong
các cơ cấu tổ chức, chỉ ra những bộ phận, những yếu tố không hợp lý trên cơ sở phân
tích các chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ hận trong tổ chức.
- 14 -
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét